Asiakasrekisteri

1. Rekisterinpitäjä
Vaasan Sähkö Oy (”Rekisterinpitäjä”)
Y-tunnus: 0209628-8

Vaasan Sähköverkko Oy (”Rekisterinpitäjä”)
Y-tunnus: 1993667-7

Käyntiosoite: Kirkkopuistikko 0, 65100 VAASA
Postiosoite: Tietosuojakyselyt, PL 26, 65101 VAASA
Puhelin: 06 3245111

2. Yhteystiedot
Sähköposti: tietosuoja@vaasansahko.fi

3. Rekisterin nimi
Vaasan Sähkö konsernin Asiakasrekisteri, joka kattaa Vaasan Sähkö Oy:n ja Vaasan Sähköverkko Oy:n asiakasrekisterit.

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus ja peruste
Rekisterinpitäjä tai sen valtuuttama yhteistyökumppani käsittelee henkilötietoja tietosuojalain mukaisesti seuraaviin tarkoituksiin:

Vaasan Sähkö Oy:n ja sen konserniyhtiöiden ja niiden asiakkaiden välisen asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen

• tuotteiden ja palvelujen tarjoaminen ja tuottaminen
• maksaminen, maksujen valvonta ja perintä
• Rekisterinpitäjän tuotteiden ja palvelujen markkinointi, mainonta ja etämyynti
• Rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja palveluiden kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen sekä
• yllä mainittuja tarkoituksia varten tehty segmentointi ja profilointi

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena ovat Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen asiakkuussuhde, rekisteröidyn antama suostumus, Rekisterinpitäjän lakisääteiset velvollisuudet.

5. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Rekisteri voi sisältää esimerkiksi seuraavia rekisteröidyn henkilötietoja:

• yleiset asiakastiedot kuten nimi, henkilötunnus, laskutustiedot ja laskutukseen liittyvät yhteystiedot sekä mahdollisesti asiakkaan liittymän ja käyttöpaikan tiedot kuten osoite, kulutustiedot ja muut Rekisterinpitäjän palveluiden tuottamista varten tarvittavat tiedot. Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöistä yhteystiedot, nimi, titteli, puhelin ja sähköpostiosoite.
• evästeiden keräämä tieto asiakkaan käynneistä Vaasan Sähkö -konserniin kuuluvien yhtiöiden internetsivuilla
• internetsivujen käyttöön liittyvät lokitiedot, joiden avulla käyttäjä tunnistetaan, kuten sijainti, aika ja käyttötottumukset
• edellä mainittujen tietojen perusteella muodostetut käyttäjäprofiilit
• asiakkaan kanssa käyty kirjeenvaihto kuten sähköpostiviestintä, chat-, video- ja puhetallenteet sekä niihin liittyvät tiedot, jotka tallennetaan asiakastapahtuman varmentamiseksi ja laadun kehittämiseksi.

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään tämän suostumuksella sekä uutiskirjeiden tilauksen, latausten ja yhteydenottopyynnön jättämisen yhteydessä sekä verkkopalveluiden (mm. Rekisterinpitäjän verkkosivustot ja sosiaalisen median kanavat) ja evästeiden käytön tai muun asioinnin tai tapahtumiin osallistumisen yhteydessä saaduista tiedoista. Henkilötietoja voidaan myös palveluiden tuottamiseksi kerätä, tallettaa ja päivittää viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä ja muista luotettavista lähteistä, kuten luottotietorekisteristä. Sähkömarkkinoiden tiedonvaihdon sääntöjen mukaisia tietoja saadaan muilta energiayhtiöiltä.

7. Henkilötietojen säilytys
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun on tarpeen tässä rekisteriselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi ottaen huomioon lainsäädännön asettamat rajoitukset ja velvoitteet.

8. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Rekisterinpitäjä saattaa käyttää alihankkijoita ja palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyyn. Henkilötietoja voidaan luovuttaa Rekisterinpitäjän alihankkijoille ja palveluntarjoajille vain siinä määrin, kun ne osallistuvat tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen.

Tällaiset kolmannet osapuolet eivät saa käyttää tietoja mihinkään muuhun, kuin tässä selosteessa kuvattuihin ja Rekisterinpitäjän määrittämiin tarkoituksiin. Rekisterinpitäjä velvoittaa heidät pitämään tiedot salassa ja huolehtimaan asianmukaisesti riittävästä tietoturvan tasosta henkilötietojen suojaamiseksi.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen esittämien vaatimusten ja lakiin perustuvien edellytysten mukaisesti.

Rekisterin tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle vain tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

9. Automaattinen päätöksenteko
Rekisterin tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa ja valvotussa tilassa ja on saatavilla ainoastaan tietoon oikeutetuille henkilöille.

Sähköisesti tallennetut tiedot

Tiedot säilytetään sähköisissä järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla asianmukaisilla teknisillä ratkaisuilla suojattuja sekä säännöllisen varmistuksen piirissä. Rekisterin käyttöoikeus on vain Rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla tai Rekisterinpitäjän valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä sitoo salassapitovelvollisuus.

11. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Rekisterinpitäjä kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivustollaan. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Rekisterinpitäjä suosittelee rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Seloste päivitetty 3.6.2021